متولی اسناد کیست؟

محسن پورفولادچی
پژوهشگر تاریخ
قانون تأسیس سازمان اسناد ملی در تاریخ
 17 /2/ 1349 به تصویب رسید. با تصویب این قانون به استناد ماده یک این قانون: «به‌منظور جمع‌آوری و حفظ اسناد ملی ایران در سازمان واحد و فراهم آوردن شرایط و امکانات مناسب برای دسترسی عموم به این اسناد‌ و همچنین صرفه‌جویی در هزینه‌های اداری و استخدامی از طریق تمرکز پرونده‌های راکد وزارتخانه‌ها و مؤسسات دولتی و وابسته به دولت و امحای‌اوراق زائد سازمانی به‌ نام سازمان اسناد ملی ایران، وابسته به سازمان امور اداری و استخدامی کشور تأسیس می‌گردد.»
‌تبصره: اسناد مذکور در این ماده شامل کلیه اوراق، مراسلات، دفاتر پرونده‌ها، عکس‌ها، نقشه‌ها، کلیشه‌ها، نمودارها، فیلم‌ها، میکروفیلم‌ها، نوارهای‌ ضبط صوت و سایراسنادی است که در دستگاه دولت تهیه شده یا به دستگاه دولت رسیده است و به‌طورمداوم یا غیرمداوم در تصرف دولت بوده و‌ از لحاظ اداری مالی، اقتصادی، قضایی، سیاسی، فرهنگی، علمی، فنی و تاریخی به تشخیص سازمان اسناد ملی ایران ارزش نگهداری دائمی داشته‌ باشد.»
  بر همین اساس مسئولیت حفظ و نگهداری اسناد بر عهده سازمان اسناد ملی ایران قرار گرفت. طبق ماده 8 این قانون:«ستاد کل نیروهای مسلح جمهوری اسلامی ایران، وزارت دفاع و پشتیبانی نیروهای مسلح و سازمان‌های وابسته به آنان که ماهیت و مأموریت نظامی و امنیتی دارند از شمول مقررات این قانون مستثنی هستند.» بر اساس این قانون، ترتیب نگهداری، حفظ اسناد ملی و امحای اوراق زائد در سازمان‌های یادشده با اطلاع سازمان اسناد و کتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران و با تشخیص هیأت‌های صلاحیتداری است که به این منظور تشکیل می‌شوند. بر اساس قوانین موجود کشور سازمان اسناد ملی تنها مرجع حفظ و نگهداری اسناد کشور بوده و تمامی وزارتخانه‌ها و دستگاه‌های اجرایی سازمان ثبت و اسناد و دفاتر اسناد رسمی اسناد لازم است ضمن همکاری با سازمان اسناد نسبت به انتقال حفظ و مرمت و نگهداری اسناد با سازمان اسناد کشور همکاری لازم را داشته باشند.متأسفانه تا به امروز این قانون به‌صورت کامل به اجرا درنیامده و در بسیاری از حوادث طبیعی از جمله آتش‌سوزی، سیل، زلزله و جابه‌جایی‌های غیراصولی اماکن ثبت اسناد، دفاتر اسناد رسمی اسناد و وزارتخانه‌ها و دستگاه‌های قضایی و بایگانی‌های راکد ادارات بعضاً یا حتی احیاناً در امحای اسناد بدون اطلاع سازمان اسناد ملی به‌صورت غیرتخصصی اسناد گرانقیمت بسیاری نابود شده است که آخرین آن آتش‌سوزی دفترخانه شماره 39 واقع در میدان حسن‌آباد بود.